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Dicas para usar melhor seu e-mail

Written By: Ruben Zevallos Jr.

Ser civilizado muito mais que somente usar tecnologia, viver em cidades com grandes edifcios e pessoas importantes. Ser civilizado tambm conhecer os protocolos sociais e segui-los, mesmo que em alguns momentos tenhamos que seguir uma nova tendncia, mas um movimento que tambm tem suas regras.

A Internet tambm no foge a regras, principalmente as antigas regras de escrita, redao e estrutura do texto. No estou querendo comentar aqui regras de lngua e muito menos formas de se escrever e sim recomendaes de como se comportar dentro da Internet, para que voc compreenda e seja tambm compreendido.

O e-mail uma ferramenta fantstica. Desde que o utilizei pela primeira vez em uma rede local, fiquei imaginando us-lo para trocar mensagens com amigos e parentes em outros lugares. Felizmente comecei a usar a Internet em 1993 e a coisa esquentou quando a Internet comercial veio tambm para o Brasil.

Com a Internet, vieram novas modas, novos conceitos e at as dvidas sobre a verdadeira distncia entre as pessoas e a validade dos relacionamentos virtuais.

O e-mail nada mais que uma carta escrita em uma mquina de escrever diferente, onde todas as regras de pargrafos, texto e contedo devem ser mantidas, principalmente para que a mensagem seja entendida.

Recomenda-se utilizar letras minsculas e as maisculas, somente quando desejar ENFATIZAR alguma coisa. Na Internet, a letra maiscula, quer dizer que voc est GRITANDO, alm do que dificulta a leitura. Evite o uso de grias virtuais, mostre-se diferente da sua turma escrevendo direito. No use grias como (naoum = no, ateh = at, kero = quero, ksa = casa, entre tantas outras).

O e-mail uma grande ferramenta, cheia de recursos que devem ser utilizados de forma sbia para evitar que vire rudo.

Primeiramente, identifique-se corretamente, coloque o seu nome correto, como Ruben Zevallos Jr., e no como j vi, RZ, ou somente RUBEN, Ruben o Fera etc. Mesmo que voc use uma caixa postal para trocar mensagens com amigos.

Utilize o pedido de resposta de recebimento somente quando voc realmente desejar saber se as pessoas receberam. Eu raramente aceito o envio da resposta de quem faz isso para todas as mensagens e conheo mais pessoas que fazem o mesmo.

Utilize o CCO Cpia Carbono Oculta e no o CC Cpia Carbono quando voc for enviar ou encaminhar mensagens para vrias pessoas. O envio de dezenas de destinatrios para mim uma falta de respeito com a minha privacidade, principalmente porque os spammers se utilizam disso para pegar e usar os e-mails. Por exemplo, ontem um amigo enviou um e-mail informando o seu novo e-mail usando o CC:. Por coincidncia ou no, algumas horas depois, foram recebidas propagandas na caixa postal de vrias pessoas da mesma lista.

Procure apagar o contedo antigo, que j foi discutido na mensagem, e principalmente apague os outros destinatrios, quando voc for encaminhar a mensagem para outras pessoas. Lembre-se do que comentei acima.

Responda a mensagem que voc recebeu, no espere que a outra pessoa lembre-se do que vocs conversaram. Eu, por exemplo, recebo dezenas de mensagens todos os dias. Imagine receber uma resposta sua com somente um “SIM, concordo!”. Concorda com o qu? Eu prefiro, dependendo do assunto, comentar a mensagem com [Ruben] entre cada ponto de idia que dever ser respondido. Dessa forma o remetente poder entender o que eu compreendi, bem como entender meus comentrios; muitas vezes parece que estamos conversando, j que vou respondendo pensamento por pensamento, na mesma seqncia que eu li.

Anexos… Esses so os grandes e terrveis viles da Internet. Recebo anexos de tudo quanto tipo, so PDFs, PPTs, WAV, MP3 e at AVIs, WMVs etc. Todos arquivos grandes e principalmente inteis. So amigos que mandam mensagens de Natal, de apoio, novenas entre outras tantas, alguns vdeos (avi e wmv). So at interessantes, mas consumiram 2 a 3 mega bytes de espao do meu e-mail, fora o tempo para baixar.

Recomendo que voc pea autorizao para o envio de tais anexos. Verifique antes se o destinatrio deseja receb-los continuamente. Lembre-se de que muitos arquivos recebidos podem conter vrus e que voc tambm poder estar ajudando a pass-los para frente.

O e-mail est sendo utilizado cada vez mais como ferramenta de trabalho. Organizaes o esto utilizando para enviar ordens, pedidos e at normas, onde o @seu_dominio.xxx.br se torna um referendo ao que voc disse. Recomendo cuidado quando voc utilizar o seu e-mail da empresa, principalmente para assuntos fora do contexto do seu trabalho.

E finalmente recomendo que utilize tipo de letra, fundo e cores que possam ser lidas por todas as pessoas. J recebi mensagens com fundos escuros e letras pretas… Como que se pode ler uma mensagem assim? Tambm fundos coloridos e at musicais… Estava no escritrio e a caixa de som com o volume alto, quase morri de susto e todos da empresa vieram saber o que tinha acontecido.

Devido sua versatilidade, o e-mail pode e deve ser utilizado nas mais variadas formas. Eu, pessoalmente, amo o e-mail, fao negcios com clientes em diversos lugares do Brasil e do mundo e sequer utilizo o telefone para fechar tais transaes. Por isso recomendo a todos um certo cuidado para que a sua mensagem seja lida e compreendida corretamente.

About the Author

Analista de Sistemas, especialista de projetos para Internet desde 1993, projetista e mantenedor de diversos sites no Brasil, como os sites da FAMEM e Porto do Itaqui.

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